同舟四周年，征文湘馆，此间金经理令各同人撰稿以筹，并以“湘馆会计制度及近来实施概况”题命予。窃按湘馆会计制度及近来实施概况，本素遵总馆规定办理，其情形虽与总馆略异，然与其他分馆大致相同，纵有互异之处，不外营业范围之广狭，事务繁简之各殊，在办事手续上，稍有区别而已；因就湘馆历来会计兴革及现行概况，分项汇陈，藉供关心湘馆账务及未莅湘同人之参考，并盼有以教之。

    一、制度沿革。湘馆成立于纪元前五年二月，其时总分馆会计，尚延旧制，平时系以直式收付，月计年结，采用借贷方式。嗣后总馆实行新制，改用复式簿记，成效甚佳，因通告各地分馆，逐渐改良；并拟酌量派员至各分管指导改革，期规划一。据总馆对于湘馆，迟未派员，而金经理极思维新，乃自任指导之责，依据改进，继而成绩斐然，湘馆新式会计，从兹发轫，盖民国二十年事也。递嬗迄今，账上组织，益臻完备，各种报告，亦勉能如期寄出，此固由各同人努力所致，设非金经理负责兴革，随时督促，曷克臻此？

    二、组织系统。湘馆会计部分，最初成立为账房，内除正帐外，只有帮帐一人，襄助办理。及后业务渐进，账务较紧，故改为账务部，人手亦有加增。至二十三年春，总管理处分字十八号通告，规定分管内部组织，是年即行废置账务部，改名会计组，内设三课一柜，（1）出纳课：任一切银钱、票据、出入事项。（2）账务课：任记账、核覆、统计、及关账务事项。（3）轧销课：任销存货物事项。（4）收银柜：任门市收款及找款事项。以示区别，而明职责；惟于办事，则仍通力合作，藉收实效。

    三、办事规程。年来分馆各帐，除原有按旬揭寄副页外，尚有旬日之电报报告，月有月计试算及各项统计表，平素记载各帐，因是自难久压。故湘馆对于平日办事规程，即规定每日之帐，以当日办完为原则；即遇事实不许，最迟亦次日必须了清。并规定每月上中下三旬，应办事项如下：

    上旬：（1）开寄上月份外埠客户往来清单。（2）试算上月份各帐，并揭发上月下旬副页。（3）编制上月下旬电报报告。（4）处理本旬日常工作，及上月各项统计表等事项。

    中旬：（1）整理上旬各帐，及揭发上旬副页。（2）编制上旬电报报告。（3）照登上月份收账稽查卡，及核对各项稽查册。（4）处理本旬日常工作，及其他事项。
 
    下旬：（1）整理中旬各帐，并揭发中旬副页。（2）编制中旬电报报告。（3）结算各同人本月份薪水，开本埠客户结单。（4）处理本旬日常工作，及其他事项。

    四、收支款项。（1）收款：约分门市、北店、销货客户、定书客户、现购客户、代收款项、银行支款等七类，统计全年收入，以门市为大宗，约占其他收款百分之六十，春秋两季开学，平均每日总在千元以上，各柜输送，收银柜恒感应接不暇；惟门市帐迟至夜半十二时，均须结就照并，不得延滞。（2）付款：约分各项开支、销货客户、进货客户、寄售客户、北店开支、代付划款、银行解款等七类，统计全年付出，以银行解款为数较巨，约占其他付款百分之八十，春秋两季开学时，平均每日解存，总在千伍佰元。（3）收款手续，门市及北店，凭门市收款簿核收。客户来款，开“收条”或“收款知单”签收。现购客户来款，登载“现客汇总单”签收。（4）付款手续：属于开支者，由庶务课主任开“付款咨照单”经核准后，开单正式单支付。进货客户、销货客户、寄售客户、付款，由经手各课柜主任开“付款咨照单”经核准后，开正式单支付。银行解款，由会计主任每日处理解存。

    五、记载手续。（1）销货：客户记账，须先开就“立户咨照单”经核准后，始能立户往来。其客户性质、类别、以及结账情形，并登“记账客户卡片”，以便随时稽考。（2）进货：现进及各号进货，须先开就“配货凭单”，向各号配取，货物点收后，再开“收货知单”核签收账。（3）支馆配货：由各该支馆开具添单，交栈务课配发记账。申发之货，凭总馆发货知单，分别转付各该支馆之帐。（4）寄售客户：须寄售书销出后，始能结账，并在六月底十二月底开具，“寄售品结账清单”寄交客户核对，如无错误，请其开具收条领款。（5）定书定报：凭原定单及稽查册将书按期交付，大部预约书，并收回付书券，倘无付书券，即用“定书发货盖印簿”送交；惟记账定户，账项不清者，停止发书，一面即行付入定书或订报发货簿，以资分别过账。（6）其他记载：提货单须先登载“各项留底簿”，然后再以回单签送庶务课主任交报运同人往提。传递各课柜之各种账单信件，须登“签收簿”送往签收，期免遣失。

    六、催收客帐。湘馆客户欠账，分本外埠两类，约占营业数百分之四十以上，非平日勤加催收，历久易成疲户；故本埠客户，系每月派员催收。外埠客户，则以同行欠数较多，然皆历史悠久，又以内地狃于习俗，须至旧历三节，始有来款。幸本年7月份起，实行部令划一售价及变更同行往来办法，凡属新帐，在平素信用较逊之同行，添货时均须酌付现款，始能照办，藉免过滥。

    七、样书订货。各学校及顾客，遇有选阅样书情事，须经核准后，另开“送书回单”送去签收，一面照记“样书户”处理；如届期不还者，即派员前往接洽，倘经采作教本，即转付赠书。未经采用或不合意之书，将原书收回销账；否则转付各该客户之账。门市顾客购货，如遇缺货，应将所收定款，先开“门市订货收据”，凭以入账。

    八、领用单据。各种账单簿据，一律编就号码，登入“帐据备查簿”，如遇各课柜领用时，须由各课柜主任，开“领用自用凭单”支取，以昭郑重。一面并登“自用单据稽查册”，以观销存数量，倘现存数不多，即行开单向申添配，期免临时不济。
九、轧销情形。湘馆轧记销存货物，分本版图书、文具仪器、原版西书三种，其本版图书销存，系照主计部分字二十四号通告规定：实销实存轧记。原版西书销存，与本版图书轧记相同。惟文具仪器销存，以前即就栈存轧记，今年因感不甚准确，自七月份起，亦拟改为实销实存制。本版图书轧销方式，是按四角号码图书统一分类法参政办理，每日应行轧入各种账单簿册，另以专册记录，毋使缺漏，并无停滞。随时对于存数，且加抽查，倘遇应存数与实存数不符，立即查明纠正；故实施以来，按期报告，从未积压，而所存数量，虽不十分准确，相差却亦甚微耳。

    十、大事述略。湘馆自行新会计制度以来，关于账务上遵照总管通告规定，经过大事，约有数端：（1）废置厘位记账。（2）开始按旬电报报告。（3）施行新式轧销制度。（4）实行新编分馆会计科目。（5）年结盈亏与总馆合并结算。（6）变更货物帐记账办法。此皆近来账务上变迁，足资记录者。（完）

    （文/唐厚笙  摘自《同舟》第四卷第二十期 中华民国二十五年八月五日）